5 Tipps, wie Sie böse Überraschungen mit Office-PCs vermeiden 

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Die IT soll helfen, Kosten zu reduzieren und zu vermeiden. Jeder, der noch die  kaufmännischen Prozesse der 60er und 70er Jahre kennt, merkt schnell, dass viele der Aufgaben heute viel effizienter abgewickelt werden können.

Manches war zur damaligen Zeit so gar nicht möglich: Die Analyse großer strukturierter und unstrukturierter Datenströme zum Beispiel, die Bewegung großer Datenmengen in Echtzeit und die Speicherung von Informationsmengen im Terabyte-Bereich.

Wenn es um den Erhalt oder die Erneuerung von IT-Hard- und Software geht, hat man als Technikdienstleister oft das Gefühl, dass die einzukalkulierenden Kosten für viele Entscheider plötzlich und unvorhersehbar auftreten, so dass sich einige Unternehmen die Erneuerung aktuell gar nicht leisten können und damit Wachstumsoptionen blockieren.

Hier finden Sie dazu fünf Tipps:

„Wir haben doch schon einen PC“

„Das Alte tut es doch auch noch!“, hört man oft. Und werden die Effizienzgewinne bei der Arbeit mit moderner Informationstechnologie nicht völlig überschätzt, weil die Industrie halt etwas Neues verkaufen will?

Wenn dem so wäre: Warum haben dann nicht all die Rechtsanwaltsfirmen, Steuerberater, Werbeagenturen und Architekturbüros, die ihre Mitarbeiter mit Papier und Bleistift arbeiten lassen, all die Konkurrenten mit dem PC-Schickschnack und Netzwerkspielereien vom Markt gefegt, sondern umgekehrt?

Der Tag X: Wenn nichts mehr geht

Wir erleben Fälle, in denen längst abgeschriebene PCs und Drucker mit jahrzehntealtem Betriebssystem im produktiven Einsatz sind, Tag für Tag. Bis zum Tag, an dem die Festplatte den Dienst versagt und ein Backup natürlich nicht verfügbar ist. Dann ist die Not am größten und im Extremfall ist die Existenz des Betriebs gefährdet.

Tipp 1:
Erneuern Sie die PCs, Router und Speichersysteme alle fünf Jahre

Als Richtwert gilt nach wie vor: Computertechnik muss etwa alle fünf Jahre erneuert werden: Entweder, weil die Hardware auszufallen droht oder weil die Anforderungen von Software nicht mehr zur vorhandenen Hardware passt.

Zudem gibt es neue Anforderungen aufgrund von Wachstum oder Veränderungen in den Geschäftsfeldern.

Tipp 2:
Budgetieren Sie Kosten für IT als laufende Kosten

Als guter Kaufmann muss man diese Kostenkomponente ebenso in seinen Zahlen planen wir Kosten für Strom, Personal, Kfz. Computer in einem Unternehmen sind keine einmaligen Kosten – so sehr man es sich auch wünschen mag. Es handelt sich um wiederkehrende höhere Investitionssummen, die für den Erhalt der meisten Unternehmen so essentiell sind, wie Strom, Wärme oder Telefon. Sorgen Sie für Rückstellungen.

Tipp 3:
Schätzen Sie die IT Kosten richtig ein

Um für die Zukunft dieses Thema vorhersehbarer planen zu können, empfehlen wir, die Kosten der letzten 5 Jahre zu summieren und auf fünf Jahre zu verteilen. Aussagekräftig ist dies natürlich nur, wenn in dieser Zeit auch die letzte große Investition lag.

So errechnen Sie überschlagsmäßig einen Betrag, den Sie jährlich für die IT zurücklegen sollten, wenn Sie finanziell nicht überrascht werden möchten.

Man kann sich freuen, wenn die Hard- und Software ein Jahr länger hält. Dies hilft, Reserven aufzubauen, aber es wird der Tag kommen an dem Sie diese Summen brauchen werden.

Tipp 4:
Nutzen Sie Finanzierungsinstrumente

Sollten Sie Finanzierungsinstrumente wie Leasing oder Ratenkredit nutzen, so empfehlen wir auch hier Laufzeiten von vier bis fünf Jahren zu wählen. Damit verteilen Sie automatisch einen Teil der Kosten gleichmässig über die Jahre. Wichtig ist, das Sie alle damit verbundenen Kosten berücksichtigen, da heißt, auch für PCs, Server, Netzwerkinfrastruktur, Softwarelizenzen und Wartung und Support.

Tipp 5:
Beziehen Sie Ihren IT Dienstleister ein

Lassen Sie sich von Ihrem verantwortungsvollen IT-Dienstleister bei der Aufstellung und Berechnung der Kosten unterstützen, damit Sie auch in Zukunft von unvorhergesehenen Überraschungen  verschont bleiben.

IT-Deinstleister sind am Puls der Zeit und können – das ist schließlich ihr Job – die Entwicklung der nächsten Jahre etwas absehen. 

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